Recentemente tive a grande ideia de utilizar uma técnica que já tinha utilizado outras duas vezes na minha vida empresarial mas eu nunca tinha me dado conta de como ela era poderosa: a técnica do “Rebatedor de TDRs”. Em resumo, esta técnica literalmente te tira do papel de jogador e te coloca no papel de ditador das regras, permitindo uma extraordinária virada de mesa. Trata-se de uma habilidade ou poder de convencer o cliente não só a te contratar, mas de te contratar para executar o projeto exatamente do seu jeito.
Eu vou dividir o meu raciocínio em 3 partes. Na primeira, eu vou te explicar como funciona um processo de contratação. Na segunda, eu vou te explicar como encontrar fragilidades nesse processo. E na terceira, eu vou te explicar como aplicar a técnica, utilizando as fragilidades para convencer o cliente, fazendo a sua virada de mesa. Então aproveite o texto com atenção porque este conhecimento não está disponível em nenhum outro lugar. Vamos lá?
ENTENDENDO O PROCESSO DE CONTRATAÇÃO
Grandes empresas geralmente contratam grandes projetos por concorrência. Isso significa que, quando precisam de empresas especializadas para empreitar obras ou serviços, elas precisarão de informações do mercado para entender direito o quê e como elas vão contratar. Então elas seguem os seguintes passos:
Passo 1- Inteligência de mercado
Geralmente, no início de um processo de contratação de serviços especializados, as contratantes desencadeiam um processo de pesquisa conhecido como “Inteligência de Mercado”. Ele consiste em pedir, através de convites, detalhes de técnicas, materiais e processos mais usuais utilizados pelo mercado, de forma que a contratante possa criar um Termo de Referência (ou TDR) para o projeto.
Passo 2 – Termo de Referência
Este, por sua vez, servirá para ditar os termos, princípios e especificações mínimas pelos quais um serviço deve ser prestado e entregue por potenciais contratados. Sua funções principais são informar potenciais contratados sobre as especificações do serviço e também facilitar a padronização e comparação das propostas que serão recebidas, para a posterior escolha do ganhador.
Passo 3 – Processo de concorrência
Uma vez com o TDR pronto, as contratantes vão enviar às empresas prestadoras de serviços – cadastradas em suas bases de fornecedores ou indicadas do seu círculo de relacionamentos – as carta-convites anunciando a abertura da concorrência, devidamente acompanhadas dos seus respectivos TDRs dos projetos, para a tomada de preços e propostas técnicas. Ao final deste processo, que tem data e hora para acabar, as empresas ganhadoras são anunciadas e com elas são celebrados o contratos.
Até aí tudo bem, apenas por um pequeno detalhe (que poucos sabem): na maioria das vezes, as pessoas encarregadas de produzir os TDRs são pessoas da área de projetos e controle (contratos), e não necessariamente pessoas com experiência executiva na especialidade que cada projeto demanda. É aqui que entra a nossa expertise para aplicar a técnica e conseguir rebater um TDR.
ENTENDENDO AS FRAGILIDADES DE UM TERMO DE REFERÊNCIA
Enquanto a maioria das empresas que participaram da Inteligência de Mercado estão dedicando seu tempo desenvolvendo propostas focadas em atender as especificações do TDR, eu volto a minha atenção para a análise estratégica do nível de fragilidade e riscos que um contrato mal embasado possa projetar no cliente. Tendo um TDR frágil em mãos, fica fácil contestá-lo, literalmente “rebatendo” o TDR com uma contra-proposta tentadora ao cliente. A seguir, eu apresento a você a sequência de aspectos que utilizo em minha análise de fragilidades em TDRs:
1 – Nível de detalhamento de atividades e custos.
Quando um TDR pede um alto nível de detalhamento de atividades e custos, existe um grande risco de engessamento do contrato. Ao contrário de se construir paredes com tijolos, lidar com a natureza exige flexibilidade no contrato para lidarmos com riscos, já que estamos lidando com sistemas dinâmicos e vivos. Assim, TDRs muito detalhados tendem a gerar contratos engessados, que por sua vez oferecem grande risco de insucesso pela grande dificuldade das empresas prestadoras em cumprir seus termos.
2 – Distinção de valor e preço.
TDRs que te obrigam a focar sua proposta muito no preço e não na solução que você é capaz de entregar (ou seja, seu valor), geram contratos que trazem muito risco não só ao prestador de serviços, mas também ao cliente. Preço é o que se paga, valor é o que se leva, e a palavra de ordem é bom senso. A visão de uma equipe multidisciplinar é sempre mais ponderada e viável. O foco deve sempre ser resolver o contrato da melhor forma, que até pode ser a forma mais rápida e barata, mas nunca somente a forma mais rápida ou mais barata.
3 – Integração entre gestão de contratos e ciência aplicada.
Os TDRs que não deixam claro a integração entre a engenharia do controle de um contrato e a melhor aplicação do conhecimento científico deprimem o potencial de uma solução eficaz. Por exemplo: um TDR de restauração florestal que impõe uma lista de espécies, um espaçamento, e uma periodicidade de regas a serem utilizadas em um plantio, deixa claro que não está considerando uma série de aspectos ecológicos do processo de restauração, tais como a melhor época de plantio, a utilização de técnicas de nucleação ou de condução da regeneração natural, que deveriam ser trazidos, conduzidos e garantidos pela empresa especialista – o que poderia tornar o projeto muito mais viável.
4 – Relação entre requisitos técnicos e garantias.
Neste quesito vários TDRs são um tiro no pé – obrigando prestadores de serviços a arriscar seus negócios frente ao sonho de pegar um bom contrato. Muitas vezes os TDRs entregam por um lado as especificações da execução do serviço enquanto ao mesmo tempo exigem determinadas garantias incompatíveis com as especificações executivas. É impossível, por exemplo, dar garantia de sobrevivência de 95% dos indivíduos em um plantio que deve ser executado em baixa densidade, com mudas pequenas, sem a possibilidade de realizar uma cobertura de adubação verde antes.
APLICANDO A TÉCNICA DO REBATEDOR DE TDRs
Agora que você já entendeu como funciona um processo de contratação e também como detectar fragilidades de um Termo de Referência, agora é hora de convencer a equipe de contratação de uma empresa de que VOCÊ é a melhor escolha. Para isso basta você pegar as fragilidades do TDR que você encontrou, e analisa-las sob o seu ponto de vista, dentro da sua especialidade. Em geral, os argumentos são sempre parecidos com os que eu dei nos exemplos acima. Feito isso, encaminhe um email formal ao responsável pela concorrência, explicando que a contratação de uma empresa nesses termos expostos no TDR pode colocar em risco o contrato – acarretando em elevação de custos, atrasos e talvez até agravamento de penas, quando estamos falando de compromissos ambientais. Diga que existem formas de se fazer melhor, com menos riscos – e que você está à disposição para explicar. Assim, com certeza você terá a atenção deles.
E quando a reposta vier, cheia de interesse e curiosidade, agende uma conversa pessoalmente para dizer – está na hora de vocês contratarem alguém especialista para criar um modelo de TDR para vocês – e esse alguém sou eu. E a partir desse ponto, o sonho passa a estar nas suas mãos.